Tema do mês de junho de 1999

Gestão de projetos: o que pode ser melhorado?

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Os projetos representam o âmago da gestão das organizações do terceiro setor. É através deles que se realiza e se atualiza a missão das organizações. Muitas vezes, o projeto só toma corpo quando a equipe técnica passa a se relacionar com o grupo com que vai trabalhar; é nesta relação que se revelam necessidades, expectativas e valores, abrindo caminho para o desenvolvimento do trabalho.

A valorização desta relação, que se caracteriza pela aprendizagem mútua, estará presente durante toda a realização do projeto e constituirá a principal referência para apontar erros, acertos e novas direções.

Desta forma, na gestão de projetos de organizações do terceiro setor, a utilização de elementos teóricos ou prescritivos pode requerer adaptações. Muitas organizações têm sido capazes de apropriar-se de instrumentos e técnicas gerenciais, transformando-os de acordo com seus valores e conceitos. Tais experiências indicam que os projetos de organizações do terceiro setor podem ser aprimorados através do uso adequado destes instrumentos e técnicas.

Os projetos se desenvolvem basicamente em quatro etapas: conhecimento da realidade, decisão, ação e crítica. As duas primeiras, costumeiramente tratadas como planejamento, serão abordadas aqui separadamente.

Estas quatro etapas, na verdade, interagem durante todo o andamento do trabalho; nada impede que, durante as atividades programadas, os objetivos sejam revistos e adequados à realidade. Isto não significa que o projeto perdeu o rumo traçado inicialmente. Ao contrário, indica que a gestão precisa ser entendida como um processo dinâmico: realiza a crítica do que está sendo feito, incorpora o conhecimento obtido na relação com o grupo alvo e transforma-se em indicador para os próximos passos. Como se vê, o importante é o projeto gerar resultados e não, simplesmente, seguir um plano estabelecido.

Isto não quer dizer que não se deva planejar. A habilidade em planejamento facilita muito a concretização de idéias, até porque é através deste exercício que os parâmetros para a atuação da organização serão delimitados. Quanto mais profundo for o conhecimento sobre a realidade com que se trabalha, melhores as chances de alocarmos os recursos que possuímos a serviço das transformações pretendidas.

Esta etapa abrange:

• Análise da situação
• Diagnóticos e prognósticos dos indicadores da situação
• Variáveis de influência

Estes três itens básicos devem fornecer dados e informações capazes de produzir um conhecimento sobre a situação a ser enfrentada. Nunca é demais lembrar que, em trabalhos no campo social, há várias possibilidades de interpretação sobre esta realidade. Portanto, tenha em vista que o grupo beneficiário do projeto deve ser chamado a construir este conhecimento inicial.

Cuidados para esta etapa:

1. Informações x Imobilismo: não pretenda estar de posse de todas as informações possíveis para tomar decisões; aprenda a buscar novas informações à medida que o projeto caminhar. No entanto, não negligencie o valor do conhecimento sobre realidade, pulando imediatamente para a etapa de decisão.

2. Pergunte-se: o diagnóstico reflete a realidade?

A partir do conhecimento da realidade que foi possível produzir, da interpretação que se fez sobre todos os elementos levantados, passa-se à etapa de decisão, que compreende:

• Diferentes alternativas para enfrentar a situação
• Uma estratégia política para sua realização
• Os recursos necessários/disponíveis à realização da estratégia escolhida

Nesta etapa, é importante estabelecer objetivos, metas e prazos. Objetivos são resultados esperados de alguma ação ou decisão. Para definí-los com clareza, é necessário identificar as expectativas a respeito dos resultados pretendidos, tanto por parte da equipe, quanto do público alvo.

Transforme necessidades em objetivos. Veja este exemplo:

Adaptado de Maximiano, Antonio Cesar. Administração de projetos: transformando idéias em resultados. São Paulo: Atlas, 1997. p.47.

Nesta etapa, também será decidido o planejamento operacional (as atividades, prazos, estimativa de custos, as responsabilidades de cada membro da equipe, indicadores de resultados e de avaliação, elaboração de orçamento, responsabilidades de outras instituições envolvidas).

Cuidados para esta etapa:

1. Concretize os objetivos: alfabetizar x jovens e adultos no município y em um ano. É importante que a equipe saiba, ao longo do projeto e ao final do mesmo, se o objetivo a que se propõe é viável e que faça adequações a partir do que tiver aprendido.

2. O projeto atende à situação problema?

3. A intervenção proposta é adequada ao contexto?

Durante esta etapa, o importante na gestão do projeto é o controle:

• O projeto está sendo realizado?
• Da forma como está sendo realizado, o projeto atingirá seus objetivos?
• Que modificações estão sendo solicitadas pelos participantes?
• O projeto está conforme o cronograma?
• O consumo de recursos está conforme o previsto?
• Que ações devem ser tomadas para assegurar que o projeto atinja o resultado?

Embora a crítica deva ser exercida durante todo o percurso, não se deve dispensar esta etapa, em que o projeto será avaliado como um todo. A avaliação deve servir, antes de tudo, para se obter conhecimento: sobre o problema inicial, os processos utilizados, os recursos, a gestão realizada. Desta forma, o aprendizado sobre a realização de projetos deve servir para que novas decisões sejam tomadas.

• O problema original foi resolvido? Por que?
• Como os participantes avaliam o projeto?
• Que dificuldades foram enfrentadas?
• Que lições foram aprendidas?
• Que novos conhecimentos o projeto produziu?
• Novos projetos são necessários?
• Quais as recomendações para os novos projetos?

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