Reuniões são atividades típicas e freqüentes nas organizações. Por vezes, freqüentes demais... Gasta-se muito tempo das pessoas em reuniões que nem sempre são necessárias. Há uma tendência a acharmos que todos os assuntos e decisões dependem de reuniões. Portanto, antes de planejar a próxima, faça-se a primeira pergunta: Por que é necessário realizar esta reunião?
Estando convencido da necessidade da reunião, eis algumas outras perguntas:
1. Você sabe o que quer obter ao final de cada reunião que realiza?
2. Você convida somente as pessoas necessárias ao objetivo da reunião?
3. Os participantes também sabem o que se deseja alcançar?
4. A pauta de suas reuniões é distribuída com antecedência aos participantes?
5. Cada participante sabe de antemão que contribuição deve fazer aos itens da agenda?
6. No início da reunião a pauta é revista, fazendo-se as alterações necessárias?
7. Os temas prioritários são os primeiros da pauta?
8. É escolhida uma pessoa para conduzir a reunião?
9. Para cada item da pauta é estabelecido um limite de tempo?
10. O limite é cumprido?
11. Você esgota cada item, sem ficar pulando de um item para outro?
12. Ao final de cada item é feito um resumo da discussão e das decisões tomadas?
13. Define-se claramente o que cada pessoa deverá fazer após as decisões?
14. São estabelecidas datas de controle para as tarefas subseqüentes?
15. Todos os participantes têm chance de expressar suas opiniões?
16. Ao final da reunião é feita uma avaliação de como a mesma transcorreu?
17. Todos os participantes avaliam a reunião como produtiva?
18. Você incorpora as sugestões dos participantes para futuras reuniões?
Caso você tenha respondido "sim" a todas as perguntas, parabéns. As reuniões de sua organização são produtivas e bem planejadas. Caso tenha respondido "não" a alguma das perguntas, tente definir o que pode ser feito para melhorar este ponto. Consulte seus colaboradores e peça-lhes sugestões.
